Tất cả các nhóm sản xuất sẽ lưu trữ các tài liệu hồ sơ bao gồm các thông tin có liên quan tới các thành viên nhóm và tiến trình cấp chứng nhận của nhóm. Các hồ sơ này luôn sẵn sàng để phục vụ cho công tác thanh tra của nhóm điều phối PGS.

 

Nhóm sản xuất sẽ lưu giữ các tài liệu sau đây trong hồ sơ:

1. Các thông tin liên lạc chi tiết ( địa chỉ, điện thoại v..v) của nhóm địa phương bao gồm thông tin liên hệ của trưởng các nhóm sản xuất ( cả người chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ dữ liệu nhóm)

 

2. Tên, địa chỉ và các số nhận diện của các thành viên nhóm được viết rõ ràng và số nhận diện của các thành viên được xếp theo thứ tự.

 

3. Các bản sao bao gồm chứng nhận khu vực đủ điều kiện sản xuất rau an toàn, các bản cam kết của nông dân đã được kí và kế hoạch quản lý đồng ruộng của các thành viên nhóm hữu cơ

 

4. Một tài liệu có chữ kí của các thành viên nhóm sản cho biết họ đã nhận được các tiêu chuẩn cơ bản  PGS.

 

5. Một tài liệu thể hiện chi tiết ngày và nội dung các buổi họp của nhóm sản xuất đã được tổ chức.  (Biên bản của các cuộc họp này phải được ghi vào trong một quyển sổ riêng biệt).

 

6. Một tài liệu cho biết chi tiết và ngày tháng các buổi thanh tra của nhóm.

 

7. Bản sao các báo cáo tóm tắt của các nhóm thanh tra được gửi tới nhóm điều phối.

 

8. Danh sách nông dân và khu vực sản xuất được nhóm điều phối đồng ý cấp chứng nhận hữu cơ.

 

9. Bảng liệt kê các vấn đề sai phạm, các điều kiện cùng thời hạn hoàn thành và kết quả thực hiện các điều kiện