Việc cấp chứng nhận có thể được thực hiện cho tất cả các nhóm nông dân. Sẽ có một hệ thống riêng do PGS điều khiển chạy dọc suốt chuổi giá trị của sản phẩm được chứng nhận hữu cơ để quản lí sự liêm chính của nó ở tất cả các khâu sơ chế, thương lái và bán hàng. Hệ thống này được quản lí bởi nhóm điều phối và được miêu tả trong một tài liệu riêng có tên “ Tiến trình cấp chứng nhận PGS cho các đối tượng không phải là nông dân.” Khi được cấp chứng nhận thì các đối tượng cũng được phép sử dụng dấu hiệu niêm phong của PGS. 

Để nông dân có được chứng nhận PGS, bao gồm toàn bộ tiến trình như sau:

 

Quy trinh chung nhan PGS

 

 

Bước 1:  Nông dân liên hệ với nhóm sản xuất để làmthủ tục tham gia nhóm. Các nhóm sản xuất hữu cơ được hình thành và hoạt động trên những khu vực được cấpchứng nhận sản xuất rau an toàn. Nông dân phải tham gia khóa tập huấn về tiêu chuẩn hữu cơ PGS, sau đó hoàn thành và kí Cam Kết của mình ( như phụ lục  5) để chứng tỏ sựtự nguyện làm theo các tiêu chuẩn và thủ tục cấp chứng nhận PGS. Cùng với bản cam kết này, nông dân cũng sẽ phải hoàn thành và nộp lại cho Liên nhóm một bản Kế hoạch quán lí đồng ruộng ( FMP) và chúng được giữtrong hồ sơ dữ liệu. Bản Kế hoạch quản lí đồngruộng sẽ được nêu trongPhụ lục 6.

Bước 2 :Liên nhóm sẽ thẩm tra xem Kế hoạch quản lí đồng ruộng của nông dân có được hoàn thành đầy đủ không và sau đó sẽ thông báo cho nhóm sản xuất để tiến hành thanh tra chéo.

Bước 3:  Nông dân và đồng ruộng của họ sẽ được thanh tra bởi các thành viên khác trong nhóm sản xuất. Ít nhất có ba thành tra viên của nhóm sản xuất cần có mặt trong một buổi kiểm tra chéo (Nhóm có thểcử thêm thanh tra viên) và tất cả họ đều phải kí vào phần báo cáo trong mẫu danh mục thanh tra theo nhóm.

Biểu danh mục thanh tra theo nhóm của PGS phải được sử dụng để đảm bảo tính nhất quán giữa các cuộc thanh tra. Biểu này sẽ được đưa ra ở phụ lục 7.

Công việc thanh tra gồm cả việc kiểm tra thực tế trong hộ gia đình (đồng ruộng, nhà kho, khu sơ chế, nhà ở v..v) và sổ sách tài liệu được nông dân lưu giữ theo quy định. Cẩm nang thanh tra chéo PGS giành cho các thanh tra viên sẽ cung cấp thông tin cụ thể hơn cho quá trình thanh tra. 

Các câu hỏi sẽ được đưa ra để kiểm tra xem người nông dân có hiểu các tiêu chuẩn hữu cơ PGS mà họ đã đồng ý làm theo hay không.

Trong quá trình thanh tra, các thanh tra viên sẽ lấu mẫu đất và nước để kiểm tra. Nông dân sẽ được miễn kiểm tra khâu này nếu họ đã được kiểm tra trong vòng 12 tháng trước đây hoặc nếu nông dân đã có chứng nhận rau an toàn.

Một trong sốcác thanh tra viên sẽ chịu trách nhiệm đặt câu hỏi cho nông dân được thanh tra theo biểu danh mục thanh tra và khi kết thúc, thanh tra viên này sẽ đọc to báo cáo thanh tra để nông dân nghe rõ, nếu nông dân có bất kỳ ý kiến nào thì nhóm thanh tra sẽ phải ghi bổ xung ý kiến đó vào trong báo cáo.Báo cáo sau đó sẽ được ký bởinông dân và các thanh tra viên tham gia vào quá trình thanh tra.

Bước 4:  Dựa trên báo cáo thanh tra theo danh mục và các báo cáo khác ( ví dụ báo cáo kết quả kiểm tra đất và nước) cũng như kiểm tra bản Cam kết của người nông dân và kế hoạch quản lí đồng ruộng, Hội đồng chứng nhận liên nhóm sẽ ra quyết định về tình trạng cấp chứng nhận của các ruộng. Quyết định sẽ được gửi tới nhóm điều phối trong đó bao gồm các họat động cần thực hiện nếu có sai phạm. Xem phần 13 để biết thêm chi tiết về quá trình này.

Bước 5:  Nhóm điều phối sẽ nhập các thông tin tóm tắt của từng nông dân vào hệ thống dữ liệu và gửi giấy chứng nhận tới nông có giá trị trong 1 năm kể từ ngày thanh tra. Mỗi giấy chứng nhận của nông dân có ghi số nhận diện (số ID) của từng nông dân gồm cả mã số cho nông dân và liên nhóm.

Bước 6:  Các khu vực sản xuất của nông dân sẽ được thanh tra lại hàng năm. Giám đốc chứng nhận của liên nhóm sẽ điều khiển tiến trình tái thanh tra. Trước khi thanh tra, nông dân phải cập nhật Kế hoạch quản lí đồng ruộng và kiểm tra hồ sơ ghi chép của họ (ghi chép vật tư đầu vào đã được sử dụng và việc bán sản phẩm)

Bước 7:  Tiến trình thanh tra, ra quyết định và phê chuẩn theo các bước từ 3 đến 5 ở trên

Kiểm tra dư lượng

Khu vực sản xuất sẽ được chọn ngẫu nhiên một tỉ lệ nhỏ để kiểm tra dư lượng thuốc trừ sâu trong các loại cây đang trồng trên đồng ruộng. Việc kiểm tra dư lượng thuốc sâu sẽ được điều khiển bởi nhóm điều phối nhưng liên nhóm sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động nếu được yêu cầu. 

Bước 8:  Hàng năm, Giám đốc chứng nhận của liên nhóm sẽ chọn ngẫu nhiên khoảng 10% các báo cáo thanh tra để các thành viên của liên nhóm sẽ tái thanh tra các khu vực sản xuất này và báo cáo tới hội đồng chứng nhận liên nhóm về các kết luận tái thanh tra theo danh mục. Hội đồng chứng nhận sẽ thông qua các báo cáo này và ra quyết định phê chuẩn hoặc thay đổi tình trạng chứng nhận cho nông dân. Những khu vực được tái thanh tra sẽ được đánh dấu trong hệ thống dữ liệu.