1. Số lần thanh tra của các thành viên nhóm sản xuất

Trong vòng một năm, mỗi khu vực sản xuất sẽ có khả năng được thanh tra ít nhất hai lần không được báo trước. Tất cả các ruộng hữu cơ trong hộ sản xuất sẽ được tới thanh tra ít nhất hai lần và các ruộng trồng thông thường sẽ được thanh tra ít nhất một lần.

Các đơn vị chế biến, thương nhân, bán lẻ v…v cũng sẽ được thanh tra ít nhất hai lần một năm.

 

2. Thời gian thanh tra theo nhóm

Các cuộc thanh tra sẽ được tiến hành vào thời điểm khi các loại cây trồng được chứng nhận vẫn đang còn ở trên ruộng. Một điểm chú ý quan trọng cho việc xác định thời điểm thanh tra là nên  chọn khoảng thời gian dễ có nguy cơ xảy ra những vấn đề sai phạm tiêu chuẩn hữu cơ.  Ví dụ, chọn thời điểm mà một loại sâu hay bệnh phá hại mạnh có nguy cơ nông dân có thể sử dụng các chất không được phép để kiểm soát sâu bệnh. Hoặc, chọn vào thời điểm khi có nhiều nông dân thông thường có ruộng ở bên cạnh ruộng hữu cơ thể phun thuốc trừ sâu và có khả năng làm nhiễm bẩn khu vực sản xuất hữu cơ nếu các cây bờ bao hoặc vùng đệm không có đủ hiệu quả.

 

3. Các thủ tục thu xếp cho một cuộc thanh tra

·    Quản lý chứng nhận trong liên nhóm sẽ lên kế hoạch chung cho toàn bộ các cuộc thanh tra (gửi mẫu, etc)

·    Trưởng nhóm sản xuất sẽ đảm bảo rằng các thanh tra viên nông dân có đầy đủ các mẫu biểu và kế hoạch thanh tra.

·    Thanh tra viên nông dân sẽ không thanh tra đồng ruộng của mình, ngay cả khi người chịu trách nhiệm chính cho các công việc đồng ruộng là một thành viên khác trong gia đình.

·    Trưởng nhóm sản xuất sẽ thu xếp trực tiếp với những người nông dân về thời gian và ngày thanh tra.

·    Cho mỗi lần thanh tra, một thanh tra viên nông dân sẽ đóng vai trò của một người “chỉ huy” và dẫn dắt quá trình thanh tra (giải thích cho nông dân những gì sẽ xảy ra trong quá trình thanh tra; đặt các câu hỏi chính và hoàn thành thanh tra theo danh mục kiểm tra nội bộ. Vai trò của người “chỉ huy” sẽ được thay luân phiên giữa các thành viên trong nhóm thanh tra. Điều này rất quan trọng vì như vậy tất cả mọi người đều có được kinh nghiệm trong hướng dẫn tiến trình thanh tra.

·    Sau khi hoàn thành thanh tra, tờ danh mục kiểm tra nội bộ sẽ được đưa cho trưởng nhóm sản xuất.

·    Trưởng nhóm sản xuất chịu trách nhiệm bảo đảm hoàn thành thanh tra tất cả các đồng ruộng và các tài liệu thanh tra sẽ được gửi đến giám đốc chứng nhận của liên nhóm trong vòng ba ngày (03) sau khi kết thúc thanh tra.

·    Nếu có quyết định thanh tra bất ngờ, thanh tra viên của liên nhóm sẽ thực hiện thanh tra mà không cần báo trước cho nông dân.

·    Khi lấy mẫu đất và nước, các mẫu vật phải được đánh dấu rõ ràng cùng với số nhận diện của nông dân (ID), ngày lấy mẫu và vị trí lấy mẫu được đánh dấu trên sơ đồ khu vực sản xuất để thể hiện mẫu đó được lấy từ chỗ nào.

 

4. Chuẩn bị cho cuộc thanh tra

Các thanh tra viên nông dân sẽ phải đảm bảo rằng trước khi đi ra đồng ruộng thanh tra họ nhận được từ trưởng nhóm sản xuất các tài liệu và mẫu biểu sau đây:

 

·    Một bản sao Kế hoạch quản lí đồng ruộng được cập nhật gần nhất gồm cả các sơ đồ của nông dân được thanh tra.

·    Một bản sao được cập nhật gần nhất các số liệu sản xuất của nông dân được thanh tra.

·    Những báo cáo trước đây và bản sao các vi phạm và hình phạt được áp dụng cho nông dân.

·    Một bản sao các tiêu chuẩn hữu cơ PGS

·    Bản danh mục kiểm tra để tiến hành thanh tra theo nhóm.

·    Trong năm đầu tiên, thanh tra viên sẽ sử dụng các túi nhựa và chai để lấy mẫu đất và nước ( có ghi rõ nhãn hiệu hoặc đánh dấu bằng bút dạ trên các túi)

 

5. Kiểm tra đồng ruộng

Thanh tra khu vực sản xuất sẽ bao gồm:

  • Phỏng vấn nông dân, kiểm tra độ chính xác các thông tin được cung cấp bao gồm các chi tiết trình bày trong kế hoạch quản lý đồng ruộng và các sơ đồ, v...v, kiểm tra các điều kiện truớc đây và những khuyến cáo từ liên nhóm.
  • Kiểm tra sổ sách ghi chép các hoạt động sản xuất bao gồm cả biên lai bán các sản phẩm hữu cơ
  • Kiểm tra từng mảnh ruộng được thể hiện trong Kế hoạch quản lí đồng ruộng để quan sát sự tuân thủ các tiêu chuẩn hữu cơ và các vấn đề nhiễm bẩn hóa chất  do nông dân bên cạnh sử dụng gây ra. Kiểm tra nhà ở, nhà kho của hộ sản xuất và tất cả các ruộng không sản xuất hữu cơ ( nếu được đưa vào kế hoạch)
  • Cùng với nông dân rà soát lại các thông tin được ghi chép khi thanh tra và ghi lại những thông tin và ý kiến bổ xung khi cần thiết.

 

6. Báo cáo

Trong quá trình thanh tra, người chỉ huy sẽ điền vào biểu danh mục thanh tra PGS. Mẫu biểu này PHẢI được hoàn thành trong quá trình thanh tra để có thể ngay lập tức lấy lại được bất cứ thông tin nào còn thiếu. Sau khi hoàn thành xong biểu danh mục thanh tra, các nội dung đã được thanh tra sẽ được trình bày với nông dân được thanh tra và nếu nông dân không đồng ý với một nội dung nào đó thì ý kiến của nông dân phải được ghi thêm vào  biểu này.

 

Các thanh tra viên và nông dân cả hai bên đều phải kí vào biểu danh mục thanh tra khi kết thúc.

Bản Các danh mục thanh tra nội bộ cùng với đầy đủe các chữ ký của các thanh tra viên và nông dân sẽ được gửi cho Trưởng Liên nhóm trong vòng ba (03) ngày sau khi kết thúc thanh tra. Giám đốc chứng nhận Liên nhóm sẽ thu tất các báo cáo thanh tra, kiểm tra lại tất cả các thông tin đã được điền vào biểu thanh tra và tạo các điều kiện thuận lợi cho tiến trình ra quyết định.